MANAJEMEN MUTU TERPADU SEKOLAH

Kita mengharapkan sekolah dapatmeberikan pelayanan   yang prima dan berkualitas, yaitu memliki karakter:

1. Manajemen Sekolah
2. Manajmen Sumber daya
3. Hasil Pelayanan Prima
4. Pemuasan Pelanggan
5. Pendapatan dan pembiayaan

Empat Belas Langkah  Crosby dalam Meningkatkan Mutu

 1.    Membulatkan komitmen manajemen

• Seluruh unsur pimpinan harus mempunyai komitmen kuat dan terpadu untukmeningkatkan dan membudayakan mutu. Komitmen itu dicantumkan dalam dokumen kebijakan mutu yyang dipublikasikan.

2.    Membentuk tim peningkatan mutu

• Tim peningkatan mutu dibetuk untuk menggariskan prinsip dan program peningkatan mutu. Tim peningkatan mutu dapat dibentuk diberbagai tingkatan manajemen sesuai dengan kebutuhan.

3.    Mengidentifikasikan Masalah Pokok

• Evaluasi atas kinerja-kinerja organisasi dimasa lalu dan yang sedang berlangsung diadakan oleh tim untuk menemukan masalah pokok yang harus diatasi dalam rangka peningkatan mutu. Kebutuhan pelanggan juga diteliti.

4.    Memperkirakan biaya mutu

• Setelah masalah pokok ditetapkan, rencana peningkatn mutu disusun. Dalam arti solusi dan biayanya (anggarannya) dipperkirakan beserta sarana dan prasarana yang diperlukan.

5.    Meningkatkan kesadaran dan komitmen setiap karyawan terhadap mutu

• Informasi tentang seluruh usaha peningkatan mutu disampaikan kepada para karyawan dan unsur pimpinan agar semua memahami dengan baik, sehingga komitmen semakin mantap. Keterbukaan sangat penting dalam hal ini. Karena itu pertemuan pimpinan karyawan perlu diadakan secara periodik.

6.    Menyusun sistem tindakan perbaikan

• Sistem dan proses untuk peningkatan mutu yang paling sesuai, efektif, dan efisien ditentukan serta disosialisasikan kepada seluruh anggota tim dan karyawan lain yang terlibat.

7.    Menyusun rencana tanpa cacat

• Sistem dan proses yang ditentukan harus merupakan alat pencegah terjadinya kesalahan.Bila perlu dapat dipersiapkan alat lain untuk pencegahan kesalahan seperti alat pemantau dan evaluasi.

8.    Mengadakan Pendidikan /pelatihan bagi pengawas

• Para pengawas dalam pelaksanaan peningkatan mutu perlu benar – benar kompeten dan mahir dalam semua aspek tugasnya, sehingga semua proses dapat dikendalikan. Untuk itu para pengawas perlu diberi pelatihan yang baik.

9.    Mengadakan hari tanpa cacat

• Dalam rangka pemberdayaan mutu perlu ditetapkan hari tertentu untuk melaksanakan aspek kegiatan tertentu tanpa cacat. Setiap karyawan dan unsur pimpinan tak boleh melakukan kesalahan yang bersangkutan dengan aspek itu pada hari itu. Hari itu diadakan dalam rangka upaya pelaksanaan peningkatan mutu.

10. Menentukan Tujuan

• Setelah semua unsur pimpinan dan karyawan mengkokohkan komitmenpeningkatan mutu pada hari tanpa cacat dan sadar akan budaya mutu yang sedang dikembangkan, tiap tim menyiapkan rencaana kegiatan dan menentukan tujuan mutu teknis khusus yang akan dicapai.Tujuan itu harus terukur.

11. Mengatasi sebab kesalahan

• Arus komunikasi antar karyawan dan manajer atau pengawas perlu baik dan terbuka. Dengan demikian, apabila terjadi kesalaahan dalam pelaksanaan, karyawan dapat melaporkannya segera kepada pengawas, dan pengawas mencari solusi dengan cepat sesuai langkah (10) serta memberitahukannya kepada karyawan bersangkutan. Formulir untuk laporan dan jawaban (solusi) perlu disediakan .

12. Memberikan pengakuan

• Di samping gaji setiap karyawan, termasuk pimpinan dan pengawas memerlukan pengakuan atas kinerja masing-masing apabila berhasil. Karena itu sistem penghargaan perlu ada. Kepada yang berhasil perlu diberikan penghargaan yang menyatakan pengakuan atas kinerjanya yang bermutu. Penghargaan itu biasanya berupa piagam atau sertifikat atau sejenisnya, dan bukan uang. Penghargaan itu sebaiknya diumumkan (dipublikasikan) agarmenjadi dorongan bagi yang lain untuk meningkatkan mutu kinerjanya.

13. Membentuk dan mengaktifkan Dewan Mutu

• Dewan mutu perlu dibentuk dan diaktifkan. Anggota-anggotanya terdiri dari para ahli yang berpengalaman. Tugas pokok dari Dewan mutu ialah memantau dan meneliti semua kegiatan peningkatan mutu serta memberikan saran atau nasihat kepada pengawas dan pimpinan tentang segala sesuatu yang perlu dalam usaha peningkatan dan pembudayaan mutu.

14. Melakukan lagi

• Usaha peningkatan mutu harus berkelanjutan (terus menerus) tak pernah berakhir untuk selamanya . Setelah suatu program selesai , disusun lagi program peningkatann mutu lainnya dan dilaksanakan dengan langkah yang sama. Kebutuhan pelanggan terus berubah dan kekurangan pada masa lalu mungkin ada ,kecil atau besar, karena itu perlu adanya peningkatan mutu berkelanjutan.

MEMBANGUN SEKOLAH BEERKINERJA TINGGI

Setiap  pengelola sekolah   berharap seluruh program kerjanya yang telah dicanangkan dapat tercapai dengan efektif dan efisien, sehingga  seluruh sumber daya input dapat ditransformasi  menjadi  keluaran secara  optimal. Pada bab ini  mari kita   melihat  lebih jauh tentang bagaimana cara  membangun sekolah  yang kita  miliki mempunyai  kinerja  yang tinggi.

 Dalam mengelola sekolah, ada beberapa  unsur  manusia   yang memiliki kontribusi, dari mulai pemilik sekolah, kepala sekolah, guru, pegawai administrasi, dan murid sekalipun. Seluruh komponen manusia yang terlibat  dalam  aktivitas  sekolah tersebut  akan dapat  mempengaruhi  keberhasilan pengelola   sekolah.  Ada  beberapa   strategi, agar semua  orang dapat bekerja  dengan optimal dan memiliki kinerja tinggi dalam  pengelolaan sekolah.

 1.      Berbagi visi (share of vision / wihdatul ghoyah)

Sebaiknya  ide pemilik sekolah tentang   bagaimana  gambar sekolah   dapat ditulis, terdokumenkan. Ide pemiliki  tersebut akan menjadi  bahan  yang dapat dipelajari oleh kepala  sekolah  dan seluruh staf  untuk mengelola lembaga dengan terarah. Sebaiknya  juga visi  dan misi pengelola   sebaiknya ditulis secara jelas dan gamblang diatas kertas dan didokumentasikan dengan baik. Arah  perjalanan   oraganisasi  dalam bentuk visi dan misi tersebut  kemudian disosialisasikan  kepada seluruh  karyawanan. Ada baiknya   pihak pengelola  sekolah  sebelum membakukan visi dan misinya   terlebih dahulu  menyampaikan   kepada  pihak  pemilik   untuk diperbaiki seperlunya, hal ini untuk menghindari   perbedaan pandangan    dikemudiaan  hari, sehingga  akan menghambat kinerja organisasi.

Sedangkan  untuk seluruh pegawai, maka perlu dibiasakan pada saat bekerja secara bersama–sama dengan saling berbagi visi pribadi untuk membentuk visi kelompok. Visi tersebut berfungsi sebagai kerangka dan pedoman dalam melakukan kerja dan mengelola konflik. Visi yang baik akan menggairahkan orang bekerja, sehingga kerja kelompok akan tetap terjaga dan visi   tersebut membentuk budaya positif

 2.      Berbagi Nilai ( share of value / wihdatul mabda )

Beramal islami dengan mengelola lembaga  pendidikan  adalah pekerjaan  yang memerlukan jangkauan waktu yang panjang. Untuk dapat bekerja  dengan  waktu yang lama dan dapat konsisten memerlukan pijakan (mabda) atau platform yang kuat. Tempat pijakan amal ini harus kuat dan memiliki akar pemikiran yang dalam. Sebaiknya setiap orang diajak untuk menghayati lebih jauh  mengapa  mereka memilih profesi pekerjaan  yang saat ini ditekuni. Kepala sekolah atau  setiap karyawan  dapat bertanaya seperti pertanyaan berikut:

q  Mengapa  Ibu  Iis memilih mengajar kelas 4 di sekolah kita?

q  Mengapa  Bapak  Arif memilih mengajar IPA?

q  Mengapa Bapak Apud bersedia  membimbingkegiatan ekstrakurikuler anak-anak?

q  Kenapa  bapak Buyung bersedia menjadi pegawai tata usaha di sekolah?

Hal ini  sangat penting  untuk mengkokohkan  hati seluruh karyawan yang  terlibat pengelolaan  sekolah dengan  nilai-nilai  yang diyakini manfaatnya  dan  ketinggian fadhilahnya amal.

 Semakin tinggi amal yang akan kita bangun, maka semakin dalam pula akar yang kita butuhkan. Sedangkan  organisasi  sekolah  merupakan kumpulan  para karyawan yang memiliki niat, pemahaman dan keinginan yang berbeda. Maka, orang – orang yang bekerja dalam organisasi perlu menyatukan nilai – nilai pribadi dengan  nilai-nilai yang dianut  sesamanya dan dengan nilai–nilai organisasi. Dengan kondisi  penyatuan nilai ini, maka akan tercipta sebuah  basis budaya kerja, kinerja dan prilaku amal yang tinggi.

 3.      Kejelasan Tujuan Program Sekolah

Tujuan program sekolah  merupakan tindak lanjut dari visi dan nilai yang kita anut. Untuk dapat bekerja dengan baik, maka diperlukan kejelasan tujuan program lembaga dalam bentuk  rencana jangka panjang atau rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang memiliki  patokan waktu 3 hingga 5 tahun, sedangkan rencana jangka pendek bersifat tahunan. Rencana  jangka panjang biasa disebut sebagai  rencana startegis  dan rencana jangka pendek disebut sebagai rencana  tahunan lembaga.

Jangan  sampai  tujuan  program jangka  pendek dan jangka panjang, masih tersimpan di otak atau masih hanya sebatas keinginan kepala sekolah. Jadi seharusnya  program  seharusnya ditulis dan disebarkan. Dalam menyusun tujuan sekolah haruslah  bersifat:

Ø  Spesifik, sehingga  mudah  menentukan langkah yang harus diambil

Ø  Terukur, sehingga dapat dievaluasi tingkat pencapaiannya

Ø  Akurat, sehingga  setiap orang  dapat mengukur dan menilai  tingkat keberhasilannya

Ø  Masuk akal, sehingga  semua oarng  mau bekerja untuk merealisasikan

Ø  Ada patokan waktu, sehingga  jelas kapan mulai dan kapan selesai.

Dengan merumuskan tujuan  sekolah yang baik seperti tersebut di atas, maka  pencapaian  program organisasi   dapat  diukur kinerjanya. Manfaat lain dari kejelasan  tujuan program adalah  terselesaikannya permasalahan,  terpenuhinya kebutuhan dan terarahnya arah kerja organisasi.

 4.      Fokus

Makna fokus adalah bekerja dengan konsisten untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebaiknya   sekolah  membuat  program dan melaksanakan program   dengan konsisten. Jangan sampai  program dan kebijakan sering ganti-ganti, bahkan kebijakan yang bertabrakan  dan tidak terarah. Agar mendapatkan focus dalam bekerja, maka  nilai dan tujuan  program yang dikembangkan harus didukung oleh semua fihak. Semua orang hendaknya dapat menghilangkan budaya atau performance yang bertentangan dengan  kebiasaan baik  yang telah ditetapkan. Sifat atau tindakan yang bersifat kontraproduktif  akan  menurukan kinerja dan mengahambat  pencapaian tujuan organisasi.

 5.      Kerinduan akan produktifitas

Untuk  dapat  meraih kinerja yang tinggi, maka kita  harus memiliki  sumber daya manusia  yang berkualitas. Sebaiknya semua orang dalam sebuah lembaga senang bekerja, menunjukkan  kinerja tinggi, bersemangat untuk bekerja, memiliki dedikasi, mental dan komitmen tinggi untuk bekerja, dan semua orang mengkomunikasikan hasil kinerja tinggi sehingga  dapat memberi semangat  kepada yang lain. Dengan  karakter  sumber daya  manusia  seperti tersebut di  atas, maka  sekolah akan dinamis dan saling menghargai kesuksesan.

Peranan  para pimpinan  sangat menentukan dalam  membuat   seluruh staf memiliki kerinduan akan produktifitas. Sebaiknya  para  pimpinan selalu memberi motivasi dan  memberi teladan yang baik   akan sifat kerja positif  dan  selalu giat  dalambekerja.

 6.      Dukungan untuk sukses

Sukses  adalah  terpenuhinya  apa yang  telah ditetapkan pada program kerja. Kesuksesan tingkat  sekolah merupakan kumpulan kesuksesan kerja seluruh individu dan tim   yang bekerja  pada sekolah. Suksesnya bekerja tidak cukup dengan semangat dan baiknya tujuan program kerja saja. Untuk mendapatkan kesuksesan pencapaian kerja, maka  memerlukan dukungan untuk sukses. Pimpinan dan supervisor harus memfasilitasi supra struktur dan infra struktur.

Supra system yang diperlukan   agar  orang dapat bekerja  dapat berbentuk  prosedur  tetap atau kebijakan sekolah. Adapun contoh prosedur  dan kebijakan tersebut adalah sebagai berikut:

 Prosedur tetap  setiap  kegiatan sekolah seperti

Ø  Prosedur  tetap proses  belajar mengajar di kelas

Ø  Buku panduan pembuatan satuan acara pelajaran oleh guru

Ø  Prosedur  tetap   penggunaan alat di sekolah oleh guru dan siswa

Ø  Prosedur  pemakaian  laboratorium  IPA

Ø  Prosedur  pengajuan cuti tahunan  karawan sekolah dan sebaianya

Ø  Prosedur penerimaan murid baru

Ø  Prosedur  pembuatan soal ujian

Peraturan untuk pengolaan kegiatan  sekolah seperti:

Ø  Peraturan  kenaikan gaji pegawai regular

Ø  Peraturan pindah sekolah  untuk siswa

Ø  Peraturan tentang  seragam sekolah untuk guru

Ø  Peraturan   dan pengaturan seragam sekolah  untuk murid

Ø  Peraturan jam kerja   pegawai dan lain sebagainya

Dukungan  infra struktur  berupa sarana dan  fasilitas   lain yang diperlukan  untukkebuuhan kerja seperti:

Ø  Peralatan presentasi  kelas: papan tulis, spidol, kapur, penggaris panjang

Ø  Peralatan   belajar: bangku, kursi, pengeras suara, komputer dll

Ø  Tepampat istirahat  siswa

Ø  Ruang sitirahat guru

Ø  Ruang  sholat

Ø  Peralatan  sekretariat: penggaris, komputer, kertas dll

 Prosedur tetap semua peralatan penting  dan mahal untuk bekerja sebaiknya dibuat, agar jika terjadi kerusakan dapat  dilacak. Hal ini akan menumbuhkan tanggungjawab,  dan alat dapat terjaga  dari kerusakan dan kerja yang  ceroboh. Karena jika   alat vital rusak, maka  akan mengganggu  kinerja secara  langsung. Jadi, dalam bekerja selain diperlukan dukungan pirantikeras (hardware), berupa alat – alat penunjang, juga  pirani lunak (software) berupa panduan kerja, pujian, gaji dan sifat saling menghormati dalam bekerja.

 7.      Personel Kompeten (Skilled labour)

Untuk sukses diperlukan sumber daya mansuia  yang memiliki  ketrampilan (skill) yang  dibutuhkan. Untuk itu  yakinkan semua orang dapat bekerja sesuai dengan kemampuan yang diharapkan. Para pimpinan  harus memiliki  data  dan  keyakinan, bahwa  semua  orang telah mempunyai keahlian yang  sesuai dengan dokumen dari  uraian kerja yang telah dibuat. Semua orang telah berpengalaman atau telah mendapatkan pelatihan. Hendaknya semua orang  bekerja sesuai dengan keahlian dan bidang kerjanya.

Apabila  guru dan karyawan   masihmemiliki  kemampuan   belum sesuai dengan uraian kerja  dan prasyarat  jabatan  yang telah ditentukan, maka mereka  perlu  mendapatkan pelatihan dan pendidikan. Pelatihan  dan pendidikan dapat dilakukan di sekolah maupun di luar sekolah. Beberapa pelatihan   yang diperlukan sekolah seperti:

Ø  Pelatihan  cara membuat  satuan acara pelajaran yang  digunakan disekolah

Ø  Pelatihan konseling untuk anak bermasalah

Ø  Pelatihan  pembuatan media pendidikan

Ø  Pelatihan  penggunaan  komputer untuk pembuatan media  belajar

Ø  Pelatihan pengelolaan kelas

Ø  Pelatihan mengajar metode secara umum atau secara khusus, yaitu seperti mengajar model cara belajar siswa aktif (CBSA), Model ISTIQOMAH atau model problem based learning.

Ø  Pelatihan pengelolaan  logistik laboratorium

 8.      Kerja kelompok (team work / amal jama’i)

Dalam pekerjaan yang rumit dan menuntut kualitas tinggi, maka  diperlukan kerja kelompok. Guna menghasilkan sesuatu yang lebih besar, diperlukan kerja tim yang solid. Pekerjaan yang melibatkan banyak orang harus memiliki prosedur  standar (standart operating procedur). Dalam kerja kelompok harus ada sifat saling percaya, menerima dan memahami, serta secara kreatif setiap orang harus mampu menggunakan perbedaan pengetahuan dan keterampilan sangat diperlukan. Caranya, bisa dengan meningkatkan kebiasaan mendengar aktif, agar kerja kelompok lebih baik.

Beberapa   program langkah   dalam meningkatkan kinerja  sekolah   untuk aspek   kerja kelompok.

Ø  Lakukan  kegiatan  social (social programs) untuk membuat keakraban  seluruh pegawai, jika mungkin dengan keluarganya. Bentuknya  seperti arisan, tamasya, dan kegiatan  khusus  seperti hari ulang tahun sekolah. Berikan acara door prize  pada acara  kumpul tersebut, sehingga  dukungan  kerja   dari seluruh pegawai terhadap  sokalah akan bertambah.

Ø  Buatlah  kelompok  kajian seperti mutu, penulusuran siswa berbakat dan kegiatan lain yang melibatkan   beberapa  orang   dan diluar  pekerjaan rutin. Kegiatan ini akan melatih  kebersamaan, melatih perbedaan persepsi dan memaksa  orang dapat bekerja dengan siapapun,  dampaknya akan semakin rendahnya tingkat konflik di sekolah.

Ø  Buatlah acara khusus  untuk  penyambutan  pegawai baru, sehingga pada acara tersebut   mereka  dapat memperkenalkan dirinya. Dengan demikian kedatangan karyawan baru akan secara cepat   diketahui orang, sehingga sikap canggung  bekerja   akan dapat dihilangkan.

Ø  Buatlah  acara  pelepasan bagi guru yang pindah, keluar atau pensiun. Dalam acara tersebut sampaikan  jasa baik, prestasi  dan  hal-hal positif yang dimilikinya. Tradisi ini akan  memperbaiki  mental anggota tim lainnya untuk bersedia bekerja dalam kelompok. Bila mungkin   ambilan wakil dari siswa   untuk memberi komentar  tentang guru yang akan oergi tersebut. Pujian, sanjungan  dan pemberian rasa hormat dengan  memberikan  hak-hak mental positif kan mendorong seseorang untuk lebih mampu beraktualisasi diri. Dampaknya  orang akan bekerja lebih berperestasi pada  masa  depannya. Dampak bagi  karyawan yang tidak berpisahan  akan berfikir  jika berbuat cela, yaitu  takut saat perpisahaannya nanti  yang diumumkan berupa raport kepribadian buruk. Kegiatan ini sangat positif  dan mendukung kinerja.

Ø  Berikan   pemilihan guru terbaik dan siswa terbaik. Berikan ucapan selamat dan kompensasi  materi dan non materi secukupnya. Ini akan memacu kompetisi yang cukup.

Program program penguatan team harus konsisten, karena ikatan tim  harus selalu dibangun. Perlu diingat, bahwa motivasi bukanah sesuatu yang abdai dan perlu tersu dibangun.

 9.      Pemberdayaan dan otonomi

Semua orang dalam organisasi harus diberdayakan, agar semua orang memiliki kontribusi amal dalam berorganisasi. Orang dewasa memiliki inisiatif. Walaupun anak kecil memiliki lemah tanggung jawab, namun dia tetap mempunyai inisiatif. Apalagi orangdewasa, mereka memiliki  rasa aktualisasi diri dan inistiatif   yang  lebih besar. Salurkan sifat, bakat dan kreasi positif  semua karyawan  dan manfaatkan kelebihannya.

Orang yang memiliki inisiatif banyak akan cenderung suka bekerja bila diberikan otonomi. Namun kepada orang yang punya inisiatif tetapi lemah dalam tanggung jawab, harus didampingi dengan supervisi. Otoritas otonomi sangat mendorong pribadi kreatif untuk beraktualisasi diri. Namun, untuk mendapatkan kinerja yang tinggi, seorang pimpinan harus menempatkan otonomi dan tanggung jawab secara seimbang.

Cobalah anda memberikan tugas  dengan otoritas penuh dan mengingatkan sedikit tanggung jawab, yaitu:

q  Kepada seseorang  guru  yang  tidak disiplin dalam mengatur  jadwal tugas piket

q  Kepada seorang  murid untuk memilih  bentuk ujian yang sesuai dengan kondisinya

q  Kepada  guru  untuk  mengelola  liburan  panjang akhir tahun  untuk kegiatan ekstrakurikuler

q  Kepada  sekelompok murid yang dikenal  bandel, yaitu mewakili sekolah dalam  turnamen  lomba  seni

Hasilnya  seringkali mencengangkan, anda tidak akan menduga   ternyata semua  orang dapat berkreasi denganbaik. Karakter  selalu mendekte  tidaklah selamanya baik, bahkanmembunuh kreatifitas  dan kebebasan berfikir.

 10.  Kepemimpinan (leadership)

Kalau ada 10 orang mengangkut batu tanpa komando dan tanpa tujuan yang sama, tentu tak akan mendapatkan hasil. Pemimpin adalah dirijen dalam orkestra dan panglima dalam perang. Selain itu setiap pemimpin sebaiknya  menjiwai  sebagai guru  atau gembala  bagi bawahannya. Seorang pemimpin   harus mampu mewariskan ide dan ilmunya serta menciptakan atmosfir positif. Dengan kemampuan pengelolaan orang, maka  dia  akan mampu menyatukan seluruh  potensi orang yang  ada.

Fungsi lain pemimpin adalah sebagai supervisor, yang mampu memberikan umpan balik dan penyelesaian masalah. Ketika terjadi ketidaksesuaian kerja dengan prosedur yang telah disepakati, maka pemimpin harus memberikan umpan balik dan tidak hanya menyalahkan. Karena orang akan lebih siap untuk dipersalahkan dalam bekerja, jika ada budaya  dari atasan atau pemipin  yaitu menunjukkan kesalahan dan pada saat yang sama sang pemimpin mau mengajari bagaimana perbaikannya.

Sepuluh komponen  tersebut di atas sangat mambuntu  kita dalam mencapai  tujuan   yang telah kita tetapkan, tanpa mengurangi   rasa pasrah dan tawakal kita kepada Alah SWT dalam bekerja. Semoga  sekolah anda  lebih baik pada masa yang kaan datang.

MANAJEMEN OPERASIONAL SEKOLAH

A.    Pengertian

Pengertian manajemen operasional sekolah tidak terlepas dari pengertian manajemen pada umumnya, yaitu mengandung unsur adanya kegiatan yang dilakukan dengan mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan sumber daya untuk suatu mencapai tujuan tertentu. Manajemen operasional pendidikan adalah suatu proses yang secara berkesinambungan dan efektif menggunakan fungsi–fungsi manajemen untuk mengintegrasikan berbagai sumber daya sekolah secara efisien dalam rangkan mencapai tujuan.

 Unsur–unsur pokok dalam pengertian tersebut dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut:

Pertama, Kontinyu, artinya manajemen operasional sekolah bukan suatu kegiatan yang berdiri sendiri. Keputusan manajemen tidak merupakan tindakan sesaat, melainkan tindakan yang berkelanjutan atau merupakan suatu proses yang kontinyu.

Kedua, Efesien, artinya  manajemen operasional sekolah merupakan  kegiatan yang  menekanankan  penggunaan  sumber daya  seminimal mungkin (high utulization).  Sumber daya  dalam menagement  operasional meliputi modal (money), metoda (method),  mesin (machine) , manajerial, manusia (man) dengan motivasinya,  informasi (management information system- MIS), mutu , serta kemampuan  organisasi  melihat peluang pasar (market). Hasil akhir  mutu pengelolaan  lembaga    pendidikan dapat dilihat pada  keuntungan  yang  diperoleh  pengelola lembaga. Manajer dituntut untuk mempunyai kemampuan bekerja secara efisien agar dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya, sehingga kegiatan manajemen operasi harus mempunyai tujuan, yaitu menghasilkan suatu keluaran sesuai dengan yang direncanakan, yaitu barang atau jasa.

 Kedua, Efektif, artinya segala pekerjaan harus dilakukan secara tepat dan sebaik–baiknya, serta mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. Kegiatan manajemen operasional sekolah memerlukan pengetahuan yang luas karena mencakup berbagai fungsi menejemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian. Dalam pelaksanaannya semua sumber daya seperti manusia, material, modal, mesin, manajemen atau metoda, energi dan informasi diintegrasikan untuk menghasilkan barang atau jasa. Namun produk utama  sekolah adalah  pelayanan jasa pendidikan.  Integrasi tersebut menggabung-gabungkan  dua atau lebih sumber daya dalam berbagai kombinasi yang terbaik.

B.     Fungsi Manajemen

Untuk pengelolaan sumber daya  sehingga menghasilkan  jasa pendidikan  yang diharapkan, maka kegiatan dalam manajemen operasional sekolah mencakup penggunaan fungsi manajemen.

1.      Perencanaan

Dalam perencanaan (planning), manajer operasi menentukan tujuan dari subsistem operasi dari organisasi dan mengembangkan program, kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Tahapan ini mencakup penentuan peranan dan fokus dari operasi.  Pihak pengelola sekolah  atau manajemen  harus dapat melakukan   perencanaan dengan matang dan baik.

2.      Pengorganisasian

Dalam pengorganisasian (organizing) manajer operasi menentukan struktur individu, grup, seksi, bagian, divisi atau departemen dalam subsistem operasi untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer operasi juga menentukan kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan operasi serta mengatur wewenang dan tanggung jawab yang diperlukan dalam melaksanakannya.

3.      Penggerakan

Fungsi penggerakan (directing / actuating) dilaksanakan dengan memimpin, mengawasi, memotivasi guru untuk melaksanakan tugasnya. Efektifitas  dan efisiensi   penggerakkan  sangat   diperlukan  dalam    melakukan transformasi   sumber daya. Pengelola  sekolah harus  menerapkan   fungsi penggerakan pada  seluruh  kegiatan dengan  sebaik-baiknya.

4.      Fungsi pengendalian

Fungsi pengendalian (evaluating / Controling) dilakukan dengan mengembangkan standar dan jaringan komunikasi yang diperlukan agar pengorganisasian dan penggerakan sesuai dengan yang direncanakan dan mencapai tujuan.

5.      Proses Transformasi

Kegiatan operasi merupakan bagian dari kegiatan organisasi yang melakukan proses transformasi dari masukan (input) menjadi keluaran (output), masukan berupa semua sumber daya yang diperlukan. Proses ini biasanya dilengkapi dengan kegiatan umpan balik untuk memastikan bahwa keluaran yang diperoleh sesuai dengan yang dikehendaki.

C.    Sumber  Input

Adalah   lokasi  dimana  sumber daya  input lembaga  dibutuhkan. Contoh   lokasi sumber  daya untuk jenis  manusia berupa guru umumnya  berasal dari fakultas keguruan  di universitas.  Sedangkan  sumber  input keuangan   dapat diperoleh  dari investor,   bank Syariah  atau bank konvensional. Keadaan input sangat dipengaruhi oleh keadaan ekonomi secara umum,  perkembangan teknologi, pengetahuan , masyrakat dan kondisi social politik.

D.    Bahan Input   

Seluruh  kegiatan   dalam  manajemen  operasi  memerlukan  input  dari sumber   di luar  sekolah.  Sumber daya  dayang diperlukan  sebagai input dapat berupa:

1.      Manusia, yaitu meliputi: siswa, guru, pihak manajemen, pegawai administrasi dll

2.      Kurikulum atau manhaj tarbiyah, yaitu meliputi   kurikulum dan seperangkat peraturan tentang kurikulum baik dari sekolah  mapun berasal dari luar sekolah.

3.      Media  pendidikan, yaitu  media seperti papan tulis, overhead projector, papan tulis dll

4.      Metode mengajar, yaitu   strategi  proses belajar mengajar  yang     telah dikembangkan  sehinga dapat digunakan oleh guru.

5.      Material, yaitu meliputi buku, pulpen, spidol, penggaris dll

6.      Modal , yaitu  segala  yang berhubungan dengan modal dan keuangan yang dibutuhkan untuk mengoperasikan sekolah.

7.      Informasi, yaitu  segala bentuk informasi    yang digunakan  untuk menjalankan sekolah sehingga  dapat   menghasilkan  output  yang dapat   memuaskan pelanggan.

Karena   bahan  input   dari sumber  tidak langsung  digunakan    dalam proses transformasi,  maka seringkali   dilakukan  proses  penyesuaian (konversi), sehingga  organisasi   harus melakukan  seleksi  untuk menyakinkan  input dari sumber berkualitas baik dan siap digunakan. Contoh perlunya   penyesuaian  input dari sumbernya, yaitu tidak semua lulusan perguruan tingi langsung kita terima. Berarti  organisasi  sekolah harus mampu membuat filter  dan system seleksi input yang baik.

Kegiatan umpan balik dilakukan dengan melakukan pengecekan pada beberapa titik kunci dan membandingkannya dengan standar atau acuan yang telah ditetapkan apabila terjadi perbedaan antara hasil (keluaran) dan standar maka diperlukan tindakan koreksi yang dapat berupa perbaikan dalam komponen masukan atau penyempurnaan dalam proses produksi sehingga keluarannya dapat sesuai dengan yang diharapkan.     

E.     Komponen   Sistem Organisasi

Untuk melakukan   proses  transformasi, maka organisasi   memerlukan   system yang organisasi meliputi:

1)      Tujuan,  yaitu   tujuan  yang ingin  dihasilkan  dalam   teknologi transformasi harus jelas. Organisasi harus memutuskan hasil apakah yang diharapan,  kemudian  baru  mentukan  jenis input apakah   yang akan digunakan. Variasi  untuk jenis input  dapat dari dua  atau lebih  jenis sumber  input. Semakin banyak bahan yang dibutuhkan dalam sebuah proses  transformasi  maka semakin rumit sistemnya.

2)      Disetiap organisasi memiliki   arah pendidikana yang berbeda. Ada sekolah yang menekankan aspek  agama, kesenian  dan ilmu pengetahuan. Atau sebuah sekolah didesain untuk  kalangan menenggah  ke atas. Semua  adalah    tergantung segmentasi  organisasi   dalam  memperoleh pasar   yang lebih  luas.

3)      Kultur, yaitu  budaya  dan  kondisi  yang  dianut dalam   organisasi. Setiap organisi memiliki  budaya yang berbeda dan unik,  setiap manusia  yang masuk dalam sebuah sekolah pasti akan beradaptasi dengan budaya  dan kebiasaan  organisasi yang telah ada.

4)      Struktur, yaitu  struktur   organisasi yang  digunakan untuk mengelola sekolah tersebut.  Ada organisasi  yang menekankan  pada  fungsi dan ada  organisasi yang  menekankan pada hirarki. Desain organisasi sangat dipengaruhi oleh  kultur  dan paradigma yang   dimiliki oleh   pengelola  lembaga.

5)      System,  yaitu  seperangkat  peraturan, pedoman, kebijakan dan  prosedur   yang digunakan untuk  mengatur  bagaimana sekolah harus  dijalankan.

6)      Proses, yaitu  tahapan0tahap system  pengelolaan  yang  akan dilalui oleh input  sehingga menjadi aoutput yang diharapkan.  

Keenam  komponen  system tersebut   digunakan untuk mengolah  input menjadi output, sehingga menjadi   jasa pendidikan  yang  dibutuhkan masyarakat.

F.     Output   Transformasi

Dalam  organisasi sekolah, maka   out utamanya  berupa  jasa pendidikan.  Sedangkan   output   yang bersifat  barang seperti    media  yang dibuat  oleh guru, namun  itu bukanlah  output  utama.  Karena  yang  dinikmati oleh pasien adalah  penggunaan medianya.

Jadi output paling utama  sekoah yaitu  sejauhmana  kopetensi murid  yang   telah lulus    dibandingkan dengan  tujuan kurikulum yang telah ditetapkan. Indikator yang paling mudah untuk mengukur output adalah:

1.      Jumlah siswa yang lulus

2.      Jumlah siswa yang naik kelas

3.      Nilai rata-rata sekolah

4.      Nilai tertinggi sekolah

5.      Nilai dari hasil  kejuaraan sebuah kopetisi  yang diperoleh sekolah atau murid  dalam sebuah regional   atau  nasional

6.      Jumlah   murid  yang  dapat menghafal quran  atau berapa banyak ayat Al Quran  yang telah di hafal oleh siswa  pada akhir program (pada sekolah yang menekankan  agama) 

7.      Output   dari proses  transformasi  ini seringkali  juga tidak dapat langsung   digunakan oleh pengguna, sehingga  diperlukan   adaptasi pada lingkungan pengguna (interface).

G.    Pengguna (customer)

Pada akhirnya   penggunalah yang menilai  apakah sekolah telah berhasil  atau tidak. Pengguna   menilai keberhasilan  system pendidikan dengan membandingkan    hasil tersebut dengan standar yang terdapat  pada:

a.       Nilai-nilai yang dianut  masyarakat

b.      Nilai-nilai   yang dianut individu

c.       Nilai-nilai organisasi  professional

d.      Kondisi  lingkungan  teknologi, polii dan ekonomi.

Setelah  pengguna   merasakan hasil keluaran sekolah, kemudia memberikan umpan balik  ke sekolah atau ke  sumber input yang   mempengaruhi input  sekolah.

H.    Aktifitas  Administrasi Manajemen Sekolah

Dengan memperhatikan proses dan fungsi manajemen diatas, maka yang dimaksud dengan manajemen sekolah adalah proses manajemen dari segala komponen yang dilaksanakan di sekolah. Manajemen sekolah tidak dapat dilepaskan dari kedudukan administrasi  pendidikan dalam sistem pendidikan di sekolah.

Arah kegiatan organisasi  dalam melakukan  kegiatannya, maka   sekolah  berfikir  jauh kedepan untuk memenuhi  arah kebutuhan pasien. Sementara  organisasi  bertindak dari  yang kecil menuju yang besar.  Dalam kaidah manajemen  disebut  dengan berfikir besar  dan mulai  dari yang  kecil-kecil  dan mulai sekarang juga. (big think, start small, act now)

 Tugas dan kewajiban administratif mengenai bidang–bidang operasional di sekolah dapat dikelompokkan dalam beberapa komponen, yaitu:

a.      Kegitan Umum

Sebagai komponen umum dalam manajemen sekolah, salah satu tugas garapannya terletak pada para pejabat  dan kepala sekolah.  Kegiatan  perkantoran  atau administrasi manajemen pada setiap organisasi sekolah, yaitu  untuk mengkoordinasikan usaha orang–orang kearah tercapainya tujuan pendidikan pengajaran di sekolah dengan efektif dan efisien. Tujuan ini berhubungan dengan kegiatan belajar mengajar. 

Struktur organisasi   sekolah disesuaikan sesuai dengan kebutuhan sekolah dan daya dukung    staf, kelembagaan, pekerjaan yang ada.

Kegiatan  umum dari aspek kepemimpinan akan dibahas sendiri pada   bab   tersendiri.   

b.      Kurikulum

Sekolah pada semua tingkatannya telah menysun program pendidikan yang dibangun diatas bidang – bidang pengetahuan yang berdiri sendiri.

Segi kurikulum dari program itu meliputi hal – hal seperti : mata pelajara mana yang hendak disajikan dan untuk maksud instruksional khusus apa, dan pengetahuan lain yang langsung bertalian dengan pengajaran.

Penyusunan suatu program pendidikan di sekolah tergantung pada asas, pertimbangan, nilai dan teori yang bertalian dengan:

·         Tujuan pendidikan  secara umum

·         Sifat dan penggunaan pengetahuan

·         Konsep dan teknologi tentang belajar

·         Ketenagaan

c.       Administrasi

Tugas bidang garapan administrasi ketenagaan :

Ø  Memperlancar program supervisi pendidikan

Ø  Membantu pengisian identitas kepegawaian

Ø  Memperlancar kebijaksanaan dalam kepegawaian seperti : kenaikan pangat dll.

d.      Kesiswaan

Tugas dan kewajiban Pengadministrasian kesiswaan meliputi :

ü  Mengatur  proses belajar  mengajar (PMB)

ü  Mempertimbangkan syarat kenaikan kelas atau kelulusan

ü  Menyusun tata tertib sekolah

ü  Mengawasi dan membimbing organisasi siswa

ü  Pelaksanaan kegiatan upacara sekolah

e.       Ketatausahaan sekolah

Tugas  bagaian ketatausahaan ini meliputi:

v  Perencanaan penggunaan ruang belajar

v  Menyusun kalender pendidikan

v  Notulen rapat sekolah

v  Pengelolaan perpustakaan sekolah

v  Kegiatan persuratan

v  Program kesejahteraan personil

v  Sarana dan prasarana pendidikan

v  Inventarisasi alat – alat peraga, Olah raga, kesenian, PKK, dll.

v  Merencanakan dan mengusahakan buku pegangan untuk guru dan siswa

v  Pengaturan penggunaan laboratorium

v  Kegiatan / penertiban lingkungan

f.       Keuangan dan pembiayaan sekolah

Tugas  umum bagian  keuangan dan pembiayaan adalah sebagai berikut:

Ø  Penyusunan  rencana  anggran pendapatan dan belanja 

Ø  Pengaturan segala dana / biaya rutin ataupun SPP,dll

g.      Hubungan sekolah dan masyarakat

Fungsi hubungan sekolah dengan  masyarakat  adalah:

Ø  Adanya koordinasi

Ø  Pengabdian masyarakat

Ø  Ikut berpartisipasi dalam kegiatan / gerakan kebersihan, keindahan, dll

Ø  Pertemuan dengan BP3 atau orang tua murid.

h.      Pengawasan dan evaluasi

Tugas  dan  fungsi   bagian  pengawasan  dan evaluasi adalah:

a)      Pembinaan dari seluruh kegiatan PBM

b)      Pembinaan dan peningkatan profesi mengajar

c)      Pengawasan melekat

d)     Penilaian yang kontinu dari segala kegiatan (edukatif dan non edukatif)