MANAJEMEN OPERASIONAL SEKOLAH

A.    Pengertian

Pengertian manajemen operasional sekolah tidak terlepas dari pengertian manajemen pada umumnya, yaitu mengandung unsur adanya kegiatan yang dilakukan dengan mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan sumber daya untuk suatu mencapai tujuan tertentu. Manajemen operasional pendidikan adalah suatu proses yang secara berkesinambungan dan efektif menggunakan fungsi–fungsi manajemen untuk mengintegrasikan berbagai sumber daya sekolah secara efisien dalam rangkan mencapai tujuan.

 Unsur–unsur pokok dalam pengertian tersebut dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut:

Pertama, Kontinyu, artinya manajemen operasional sekolah bukan suatu kegiatan yang berdiri sendiri. Keputusan manajemen tidak merupakan tindakan sesaat, melainkan tindakan yang berkelanjutan atau merupakan suatu proses yang kontinyu.

Kedua, Efesien, artinya  manajemen operasional sekolah merupakan  kegiatan yang  menekanankan  penggunaan  sumber daya  seminimal mungkin (high utulization).  Sumber daya  dalam menagement  operasional meliputi modal (money), metoda (method),  mesin (machine) , manajerial, manusia (man) dengan motivasinya,  informasi (management information system- MIS), mutu , serta kemampuan  organisasi  melihat peluang pasar (market). Hasil akhir  mutu pengelolaan  lembaga    pendidikan dapat dilihat pada  keuntungan  yang  diperoleh  pengelola lembaga. Manajer dituntut untuk mempunyai kemampuan bekerja secara efisien agar dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya, sehingga kegiatan manajemen operasi harus mempunyai tujuan, yaitu menghasilkan suatu keluaran sesuai dengan yang direncanakan, yaitu barang atau jasa.

 Kedua, Efektif, artinya segala pekerjaan harus dilakukan secara tepat dan sebaik–baiknya, serta mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. Kegiatan manajemen operasional sekolah memerlukan pengetahuan yang luas karena mencakup berbagai fungsi menejemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian. Dalam pelaksanaannya semua sumber daya seperti manusia, material, modal, mesin, manajemen atau metoda, energi dan informasi diintegrasikan untuk menghasilkan barang atau jasa. Namun produk utama  sekolah adalah  pelayanan jasa pendidikan.  Integrasi tersebut menggabung-gabungkan  dua atau lebih sumber daya dalam berbagai kombinasi yang terbaik.

B.     Fungsi Manajemen

Untuk pengelolaan sumber daya  sehingga menghasilkan  jasa pendidikan  yang diharapkan, maka kegiatan dalam manajemen operasional sekolah mencakup penggunaan fungsi manajemen.

1.      Perencanaan

Dalam perencanaan (planning), manajer operasi menentukan tujuan dari subsistem operasi dari organisasi dan mengembangkan program, kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Tahapan ini mencakup penentuan peranan dan fokus dari operasi.  Pihak pengelola sekolah  atau manajemen  harus dapat melakukan   perencanaan dengan matang dan baik.

2.      Pengorganisasian

Dalam pengorganisasian (organizing) manajer operasi menentukan struktur individu, grup, seksi, bagian, divisi atau departemen dalam subsistem operasi untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer operasi juga menentukan kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan operasi serta mengatur wewenang dan tanggung jawab yang diperlukan dalam melaksanakannya.

3.      Penggerakan

Fungsi penggerakan (directing / actuating) dilaksanakan dengan memimpin, mengawasi, memotivasi guru untuk melaksanakan tugasnya. Efektifitas  dan efisiensi   penggerakkan  sangat   diperlukan  dalam    melakukan transformasi   sumber daya. Pengelola  sekolah harus  menerapkan   fungsi penggerakan pada  seluruh  kegiatan dengan  sebaik-baiknya.

4.      Fungsi pengendalian

Fungsi pengendalian (evaluating / Controling) dilakukan dengan mengembangkan standar dan jaringan komunikasi yang diperlukan agar pengorganisasian dan penggerakan sesuai dengan yang direncanakan dan mencapai tujuan.

5.      Proses Transformasi

Kegiatan operasi merupakan bagian dari kegiatan organisasi yang melakukan proses transformasi dari masukan (input) menjadi keluaran (output), masukan berupa semua sumber daya yang diperlukan. Proses ini biasanya dilengkapi dengan kegiatan umpan balik untuk memastikan bahwa keluaran yang diperoleh sesuai dengan yang dikehendaki.

C.    Sumber  Input

Adalah   lokasi  dimana  sumber daya  input lembaga  dibutuhkan. Contoh   lokasi sumber  daya untuk jenis  manusia berupa guru umumnya  berasal dari fakultas keguruan  di universitas.  Sedangkan  sumber  input keuangan   dapat diperoleh  dari investor,   bank Syariah  atau bank konvensional. Keadaan input sangat dipengaruhi oleh keadaan ekonomi secara umum,  perkembangan teknologi, pengetahuan , masyrakat dan kondisi social politik.

D.    Bahan Input   

Seluruh  kegiatan   dalam  manajemen  operasi  memerlukan  input  dari sumber   di luar  sekolah.  Sumber daya  dayang diperlukan  sebagai input dapat berupa:

1.      Manusia, yaitu meliputi: siswa, guru, pihak manajemen, pegawai administrasi dll

2.      Kurikulum atau manhaj tarbiyah, yaitu meliputi   kurikulum dan seperangkat peraturan tentang kurikulum baik dari sekolah  mapun berasal dari luar sekolah.

3.      Media  pendidikan, yaitu  media seperti papan tulis, overhead projector, papan tulis dll

4.      Metode mengajar, yaitu   strategi  proses belajar mengajar  yang     telah dikembangkan  sehinga dapat digunakan oleh guru.

5.      Material, yaitu meliputi buku, pulpen, spidol, penggaris dll

6.      Modal , yaitu  segala  yang berhubungan dengan modal dan keuangan yang dibutuhkan untuk mengoperasikan sekolah.

7.      Informasi, yaitu  segala bentuk informasi    yang digunakan  untuk menjalankan sekolah sehingga  dapat   menghasilkan  output  yang dapat   memuaskan pelanggan.

Karena   bahan  input   dari sumber  tidak langsung  digunakan    dalam proses transformasi,  maka seringkali   dilakukan  proses  penyesuaian (konversi), sehingga  organisasi   harus melakukan  seleksi  untuk menyakinkan  input dari sumber berkualitas baik dan siap digunakan. Contoh perlunya   penyesuaian  input dari sumbernya, yaitu tidak semua lulusan perguruan tingi langsung kita terima. Berarti  organisasi  sekolah harus mampu membuat filter  dan system seleksi input yang baik.

Kegiatan umpan balik dilakukan dengan melakukan pengecekan pada beberapa titik kunci dan membandingkannya dengan standar atau acuan yang telah ditetapkan apabila terjadi perbedaan antara hasil (keluaran) dan standar maka diperlukan tindakan koreksi yang dapat berupa perbaikan dalam komponen masukan atau penyempurnaan dalam proses produksi sehingga keluarannya dapat sesuai dengan yang diharapkan.     

E.     Komponen   Sistem Organisasi

Untuk melakukan   proses  transformasi, maka organisasi   memerlukan   system yang organisasi meliputi:

1)      Tujuan,  yaitu   tujuan  yang ingin  dihasilkan  dalam   teknologi transformasi harus jelas. Organisasi harus memutuskan hasil apakah yang diharapan,  kemudian  baru  mentukan  jenis input apakah   yang akan digunakan. Variasi  untuk jenis input  dapat dari dua  atau lebih  jenis sumber  input. Semakin banyak bahan yang dibutuhkan dalam sebuah proses  transformasi  maka semakin rumit sistemnya.

2)      Disetiap organisasi memiliki   arah pendidikana yang berbeda. Ada sekolah yang menekankan aspek  agama, kesenian  dan ilmu pengetahuan. Atau sebuah sekolah didesain untuk  kalangan menenggah  ke atas. Semua  adalah    tergantung segmentasi  organisasi   dalam  memperoleh pasar   yang lebih  luas.

3)      Kultur, yaitu  budaya  dan  kondisi  yang  dianut dalam   organisasi. Setiap organisi memiliki  budaya yang berbeda dan unik,  setiap manusia  yang masuk dalam sebuah sekolah pasti akan beradaptasi dengan budaya  dan kebiasaan  organisasi yang telah ada.

4)      Struktur, yaitu  struktur   organisasi yang  digunakan untuk mengelola sekolah tersebut.  Ada organisasi  yang menekankan  pada  fungsi dan ada  organisasi yang  menekankan pada hirarki. Desain organisasi sangat dipengaruhi oleh  kultur  dan paradigma yang   dimiliki oleh   pengelola  lembaga.

5)      System,  yaitu  seperangkat  peraturan, pedoman, kebijakan dan  prosedur   yang digunakan untuk  mengatur  bagaimana sekolah harus  dijalankan.

6)      Proses, yaitu  tahapan0tahap system  pengelolaan  yang  akan dilalui oleh input  sehingga menjadi aoutput yang diharapkan.  

Keenam  komponen  system tersebut   digunakan untuk mengolah  input menjadi output, sehingga menjadi   jasa pendidikan  yang  dibutuhkan masyarakat.

F.     Output   Transformasi

Dalam  organisasi sekolah, maka   out utamanya  berupa  jasa pendidikan.  Sedangkan   output   yang bersifat  barang seperti    media  yang dibuat  oleh guru, namun  itu bukanlah  output  utama.  Karena  yang  dinikmati oleh pasien adalah  penggunaan medianya.

Jadi output paling utama  sekoah yaitu  sejauhmana  kopetensi murid  yang   telah lulus    dibandingkan dengan  tujuan kurikulum yang telah ditetapkan. Indikator yang paling mudah untuk mengukur output adalah:

1.      Jumlah siswa yang lulus

2.      Jumlah siswa yang naik kelas

3.      Nilai rata-rata sekolah

4.      Nilai tertinggi sekolah

5.      Nilai dari hasil  kejuaraan sebuah kopetisi  yang diperoleh sekolah atau murid  dalam sebuah regional   atau  nasional

6.      Jumlah   murid  yang  dapat menghafal quran  atau berapa banyak ayat Al Quran  yang telah di hafal oleh siswa  pada akhir program (pada sekolah yang menekankan  agama) 

7.      Output   dari proses  transformasi  ini seringkali  juga tidak dapat langsung   digunakan oleh pengguna, sehingga  diperlukan   adaptasi pada lingkungan pengguna (interface).

G.    Pengguna (customer)

Pada akhirnya   penggunalah yang menilai  apakah sekolah telah berhasil  atau tidak. Pengguna   menilai keberhasilan  system pendidikan dengan membandingkan    hasil tersebut dengan standar yang terdapat  pada:

a.       Nilai-nilai yang dianut  masyarakat

b.      Nilai-nilai   yang dianut individu

c.       Nilai-nilai organisasi  professional

d.      Kondisi  lingkungan  teknologi, polii dan ekonomi.

Setelah  pengguna   merasakan hasil keluaran sekolah, kemudia memberikan umpan balik  ke sekolah atau ke  sumber input yang   mempengaruhi input  sekolah.

H.    Aktifitas  Administrasi Manajemen Sekolah

Dengan memperhatikan proses dan fungsi manajemen diatas, maka yang dimaksud dengan manajemen sekolah adalah proses manajemen dari segala komponen yang dilaksanakan di sekolah. Manajemen sekolah tidak dapat dilepaskan dari kedudukan administrasi  pendidikan dalam sistem pendidikan di sekolah.

Arah kegiatan organisasi  dalam melakukan  kegiatannya, maka   sekolah  berfikir  jauh kedepan untuk memenuhi  arah kebutuhan pasien. Sementara  organisasi  bertindak dari  yang kecil menuju yang besar.  Dalam kaidah manajemen  disebut  dengan berfikir besar  dan mulai  dari yang  kecil-kecil  dan mulai sekarang juga. (big think, start small, act now)

 Tugas dan kewajiban administratif mengenai bidang–bidang operasional di sekolah dapat dikelompokkan dalam beberapa komponen, yaitu:

a.      Kegitan Umum

Sebagai komponen umum dalam manajemen sekolah, salah satu tugas garapannya terletak pada para pejabat  dan kepala sekolah.  Kegiatan  perkantoran  atau administrasi manajemen pada setiap organisasi sekolah, yaitu  untuk mengkoordinasikan usaha orang–orang kearah tercapainya tujuan pendidikan pengajaran di sekolah dengan efektif dan efisien. Tujuan ini berhubungan dengan kegiatan belajar mengajar. 

Struktur organisasi   sekolah disesuaikan sesuai dengan kebutuhan sekolah dan daya dukung    staf, kelembagaan, pekerjaan yang ada.

Kegiatan  umum dari aspek kepemimpinan akan dibahas sendiri pada   bab   tersendiri.   

b.      Kurikulum

Sekolah pada semua tingkatannya telah menysun program pendidikan yang dibangun diatas bidang – bidang pengetahuan yang berdiri sendiri.

Segi kurikulum dari program itu meliputi hal – hal seperti : mata pelajara mana yang hendak disajikan dan untuk maksud instruksional khusus apa, dan pengetahuan lain yang langsung bertalian dengan pengajaran.

Penyusunan suatu program pendidikan di sekolah tergantung pada asas, pertimbangan, nilai dan teori yang bertalian dengan:

·         Tujuan pendidikan  secara umum

·         Sifat dan penggunaan pengetahuan

·         Konsep dan teknologi tentang belajar

·         Ketenagaan

c.       Administrasi

Tugas bidang garapan administrasi ketenagaan :

Ø  Memperlancar program supervisi pendidikan

Ø  Membantu pengisian identitas kepegawaian

Ø  Memperlancar kebijaksanaan dalam kepegawaian seperti : kenaikan pangat dll.

d.      Kesiswaan

Tugas dan kewajiban Pengadministrasian kesiswaan meliputi :

ü  Mengatur  proses belajar  mengajar (PMB)

ü  Mempertimbangkan syarat kenaikan kelas atau kelulusan

ü  Menyusun tata tertib sekolah

ü  Mengawasi dan membimbing organisasi siswa

ü  Pelaksanaan kegiatan upacara sekolah

e.       Ketatausahaan sekolah

Tugas  bagaian ketatausahaan ini meliputi:

v  Perencanaan penggunaan ruang belajar

v  Menyusun kalender pendidikan

v  Notulen rapat sekolah

v  Pengelolaan perpustakaan sekolah

v  Kegiatan persuratan

v  Program kesejahteraan personil

v  Sarana dan prasarana pendidikan

v  Inventarisasi alat – alat peraga, Olah raga, kesenian, PKK, dll.

v  Merencanakan dan mengusahakan buku pegangan untuk guru dan siswa

v  Pengaturan penggunaan laboratorium

v  Kegiatan / penertiban lingkungan

f.       Keuangan dan pembiayaan sekolah

Tugas  umum bagian  keuangan dan pembiayaan adalah sebagai berikut:

Ø  Penyusunan  rencana  anggran pendapatan dan belanja 

Ø  Pengaturan segala dana / biaya rutin ataupun SPP,dll

g.      Hubungan sekolah dan masyarakat

Fungsi hubungan sekolah dengan  masyarakat  adalah:

Ø  Adanya koordinasi

Ø  Pengabdian masyarakat

Ø  Ikut berpartisipasi dalam kegiatan / gerakan kebersihan, keindahan, dll

Ø  Pertemuan dengan BP3 atau orang tua murid.

h.      Pengawasan dan evaluasi

Tugas  dan  fungsi   bagian  pengawasan  dan evaluasi adalah:

a)      Pembinaan dari seluruh kegiatan PBM

b)      Pembinaan dan peningkatan profesi mengajar

c)      Pengawasan melekat

d)     Penilaian yang kontinu dari segala kegiatan (edukatif dan non edukatif)